Bibliotecas. Vol. XXVIII, No. 1. Enero-Junio, 2010. pp.51-59
Este es un proyecto de la Escuela de Bibliotecología, Documentación e Información de la Universidad Nacional, se realiza para apoyar la iniciativa de la UNESCO de construir la Memoria del Mundo (UNESCO, 1995) y contribuir a facilitar el acceso universal a la documentación. Con este propósito, la Escuela de Bibliotecología ha promovido en sus estudiantes la realización de trabajos finales de graduación sobre control documental de la producción nacional. Este proyecto tiene los siguientes objetivos:
Objetivos
1. Realizar el mapeo documental nacional mediante la identificación, análisis, organización y acceso al patrimonio documental costarricense, para contribuir con la Memoria del Mundo.
2. Realizar análisis bibliométricos de los registros documentales contenidos en las bases de datos integradas.
Con este proyecto se pretende incorporar a los(as) estudiantes egresados(as) de licenciatura de la Escuela, en la realización de trabajos finales de graduación sobre control documental. Los(as) estudiantes tienen la oportunidad de realizar el trabajo final de graduación sobre la producción documental de Costa Rica en alguna temática específica o sobre alguna zona geográfica del país.
El control documental tiene como objetivo identificar el documento mediante puntos de acceso e indicar su contenido para permitir la recuperación por parte del(la) usuario(a). El resultado es la producción de un nuevo documento, diferente al original, un documento secundario: la referencia bibliográfica. Los registros de la base de datos de cada trabajo de control documental concluido serán integrados en una sola base de datos que se colocará en el sitio web de la EBDI, para la consulta de investigadores(as) y de usuarios(as) interesados(as).
Mapeo documental, Control bibliográfico, Documentación, Bibliotecología Universidad Nacional (Costa Rica)
This is a project of the School of Library, Documentation and Information of the National University, is performed to support the initiative of UNESCO to build the Memory of the World (UNESCO, 1995) and to help provide universal access to documentation. To this end, the School of Library Science students has promoted the realization of final graduation work on documentary control of domestic production. This project has the following objectives:
Objectives
1. Conduct mapping national documentary through the identification, analysis, organization and access to documentary heritage of Costa Rica, to contribute to the Memory of the World.
2. Perform bibliometric analysis of documentary records contained in the integrated databases.
This project seeks to bring undergraduate students graduating from the school, in making final graduation work on document control. Students have the opportunity to make final graduation work on the documentary production of Costa Rica on a specific theme or on a country's geographical area.
Desk audits aimed at identifying the document using access points and indicate its contents to allow recovery by the user. The result is the production of a new document, other than the original, a secondary document: the bibliography. The records in the database each control documentation completed work will be integrated into a single database to be placed on the website of EBDI, for consultation of researchers and interested users.
Mapping documentary, Bibliographic Control, Documentation Library, National University (Costa Rica)
Este es un proyecto de la Escuela de Bibliotecología, Documentación e Información de la Universidad Nacional, se realiza para apoyar la iniciativa de la UNESCO de construir la Memoria del Mundo (UNESCO, 1995) y contribuir a facilitar el acceso universal a la documentación.
Con este propósito, la Escuela de Bibliotecología ha promovido en sus estudiantes la realización de trabajos finales de graduación sobre control documental de la producción nacional de los cantones del país y de temáticas de interés. Este proyecto tiene los siguientes objetivos para ser cumplidos en un período de 3 años, del 2009 al 2011:
1. Realizar el mapeo documental nacional mediante la identificación, análisis, organización y acceso al patrimonio documental costarricense, para contribuir con la Memoria del Mundo.
2. Realizar análisis bibliométricos de los registros documentales contenidos en las bases de datos integradas.
strong>Objetivos Específicos
1. Realizar el Control Bibliográfico de la producción documental nacional en sus diferentes soportes.
2. Diseñar e implementar bases de datos que contribuyan a la preservación y faciliten el acceso a la documentación recopilada.
3. Analizar la información documental recopilada utilizando procedimientos estadísticos y estudios métricos.
4. Sensibilizar a los(as) estudiantes egresados(as) de la Licenciatura en Bibliotecología y Documentación para que participen desarrollando su trabajo final de graduación en el proceso de control documental nacional.
5. Proporcionar a investigadores(as) y estudiosos(as) acceso a la información utilizando la tecnología de la información y la comunicación.
La Memoria del Mundo es un programa para salvaguardar el patrimonio documental de la humanidad, auspiciado por la Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura (UNESCO) y la Federación Internacional de Asociaciones de Bibliotecarios y Bibliotecas (IFLA). Este Programa tiene el objetivo de “salvaguardar el patrimonio documental mundial, democratizar el acceso a éste y crear una mayor conciencia de su importancia y de la necesidad de preservarlo”. (UNESCO, 1995, p.1)
La Memoria del Mundo “es la memoria colectiva y documentada de los pueblos del mundo -su patrimonio documental- que, a su vez, representa buena parte del patrimonio cultural mundial. Traza la evolución del pensamiento, de los descubrimientos y de los logros de la sociedad humana. Es el legado del pasado a la comunidad mundial presente y futura.” (Unesco, 2002, p.1)
El Documento como Objeto de Estudio
La UNESCO considera documento aquello que “documenta” o “consigna” algo con un propósito intelectual deliberado. El documento consta de dos componentes: el contenido informativo y el soporte en el que se consigna. El documento puede aparecer como cualquiera de los siguientes tipos: (UNESCO, 2002, p.7)
_ Piezas textuales: manuscritos, libros, periódicos, carteles, etc. El contenido textual puede haber sido inscrito con tinta, lápiz, pintura u otro medio. El soporte puede ser de papel, plástico, papiro, pergamino, hojas de palmera, corteza, tela, piedra, etc.
_ Asimismo, piezas no textuales como dibujos, grabados, mapas o partituras.
_ Piezas audiovisuales, como películas, discos, cintas y fotografías, grabadas en forma analógica o numérica, con medios mecánicos, electrónicos, u otros, de las que forma parte un soporte material con un dispositivo para almacenar información donde se consigna el contenido.
_ Documentos virtuales, como los sitios de Internet, almacenados en servidores: el soporte puede ser un disco duro o una cinta y los datos electrónicos forman el contenido.
La Federación Internacional de Asociaciones de Bibliotecarios y Bibliotecas (Internacional Federation of Library Associations and Institutions/IFLA), institución que se ha interesado permanentemente por la realización de trabajos de control documental, define el control documental como: “El desarrollo y mantenimiento de un sistema de grabación adecuado a todas las formas de material publicado y no publicado, dibujado, audiovisual u otros, para sumar u obtener aún más conocimiento e información”. (IFLA, 1996, p. 6)
El control documental tiene como objetivo identificar el documento mediante puntos de acceso e indicar su contenido para permitir la recuperación por parte del(la) usuario(a). El resultado es la producción de un nuevo documento, diferente al original, un documento secundario: la referencia bibliográfica.
La función del control documental es coordinar a nivel nacional e internacional un sistema que permita el control de todas las obras editadas de la producción mundial. La cobertura del control documental puede ser mundial, nacional y local; puede abarcar todas las disciplinas del saber, o especializarse en una de ellas. Además, puede ser atemporal o, definido en el tiempo.
Los elementos constitutivos del control documental son: la información, los documentos en sus diferentes soportes, las fuentes de información primarias, secundarias y terciarias, la organización y normalización de la información, los sistemas y lenguajes documentales y su disponibilidad.
Trabajos de Control Documental Realizados y en Proceso en la EBDI
Hasta el año 2009 se han concluido los siguientes trabajos sobre control documental en la Escuela de Bibliotecología, Documentación e Información de la Universidad Nacional:
Las memorias de estos trabajos finales de graduación están disponibles en la página de la Escuela en la dirección http://www.una.ac.cr/bibliotecologia/index.php?option=com_content&task=view&id=62&Itemid=468
Los siguientes trabajos corresponden a los proyectos aprobados que están en proceso:
El Avance del Proyecto
Como parte de la I etapa de este proyecto se han realizado las siguientes actividades previas, necesarias para llevar a cabo el mapeo documental nacional:
1. Un taller con los(as) estudiantes, egresados(as) y tutores(as) sobre las características de los trabajos finales de graduación y la importancia de los cursos de investigación 1 y 2.
2. Un inventario de los trabajos realizados, y en proceso, sobre control documental en la Escuela, con una ficha informativa para cada trabajo.
3. Se inició el proceso de integración de las de las bases de datos, con la incorporación de 806 documentos.
4. Un taller para sensibilizar a los(as) estudiantes en la elaboración de su Trabajo Final de Graduación en el área del control documental.
5. Se elaboraron los siguientes documentos, como parte de las actividades previas para iniciar el proyecto con los(as) estudiantes:
a) Reglamento preliminar (en revisión) sobre los trabajos finales de graduación
b) Propuesta de un Seminario de Graduación sobre control Documental
c) Propuesta del programa del curso del Seminario de Graduación
d) Guía para que los(as) estudiantes presenten el anteproyecto sobre control documental.
En esta primera etapa se ha trabajado en la elaboración de documentos y se han realizado actividades para facilitar el desarrollo del proyecto. Para este año 2010 se tienen programadas dos actividades con los(as) estudiantes egresados(as) y los(as) que se encuentran matriculados(as) en el nivel de licenciatura de la EBDI, para informarles sobre los trabajos finales de graduación y las características del control documental.
Se ha elaborado una propuesta para la apertura de un seminario de graduación en el segundo ciclo del año 2010, para la incorporación de los(as) egresados(as) de la Escuela que no han obtenido el título de licenciatura, pero que aspiran a obtener un título para mejorar sus condiciones laborales y económicas. Los(as) estudiantes, también, pueden realizar su trabajo final de graduación por iniciativa propia, presentando su tema y el anteproyecto al Concejo Académico de la Escuela.
Como parte de las labores a largo plazo de este proyecto, se trabaja en la integración, en una sola base de datos, de todos los registros bibliográficos de los trabajos finales de graduación que se han realizado sobre control documental en la EBDI. Esta base de datos será colocada en el sitio web de la Escuela para difundir la existencia y ubicación de todos estos documentos y facilitar el acceso y la consulta de investigadores(as) y usuarios(as) en general.
Para dinamizar el proyecto con más trabajos de control documental y, al mismo tiempo, proporcionar a los(as) estudiantes egresados(as) de la Escuela la oportunidad de obtener su grado de licenciatura, es muy importante obtener el apoyo de las autoridades de la Universidad para iniciar un Seminario de Graduación en el tema del control documental. Se invita a los(as) estudiantes de la EBDI del nivel de licenciatura y egresados(as) a informarse sobre su trabajo final de graduación y la posibilidad de que lo realicen en el tema del control documental. La participación de los estudiantes y las estudiantes hará posible el crecimiento de este proyecto.
1 Recibido el 15 de febrero del 2010, aceptado el 5 de abril del 2010 2 Académica de la Escuela de Bibliotecología, Documentación e Información, Universidad Nacional [Costa Rica]