Revista Bibliotecas Vol. XXX, No. 1 ene.-jun., 2012 pp.
Las bibliotecas de museo deben responder, por definición, a los objetivos de la institución a la que pertenecen. El propósito de esta investigación consiste en identificar y documentar el trabajo de las bibliotecas de los museos históricos del Ministerio de Cultura y Juventud de Costa Rica, de manera que se pueda tener un panorama de esta realidad nacional como punto de partida de este análisis. Adicionalmente, se pretende brindar pautas para su gestión, ya que los profesionales se han visto en la necesidad de dirigir e iniciar bibliotecas de museo con lineamientos de bibliotecas convencionales.
Objetivo general
Analizar la gestión de las bibliotecas de los museos históricos del Ministerio de Cultura y Juventud de Costa Rica.
Objetivos específicos
1. Describir las condiciones de las bibliotecas de los museos históricos del Ministerio de Cultura y Juventud de Costa Rica. 2. Identificar las necesidades de información de los usuarios de las bibliotecas de los museos históricos del Ministerio de Cultura y Juventud de Costa Rica. 3. Examinar la misión, la visión, los objetivos y los proyectos de las bibliotecas de los museos históricos. 4. Examinar la organización documental de las bibliotecas de los museos históricos. 5. Examinar los recursos de información de las bibliotecas de los museos históricos. 6. Examinar los productos y servicios de las bibliotecas de los museos históricos. 7. Examinar los requerimientos físicos, tecnológicos, de personal y presupuestarios de las bibliotecas de los museos históricos. 8. Proponer normas para la conservación preventiva en las bibliotecas de los museos históricos.
Enfoque metodológico
Este trabajo reúne elementos cualitativos y cuantitativos, ya que descubre e interpreta la realidad de la gestión actual de las bibliotecas de los museos históricos del Ministerio de Cultura y Juventud, en relación con las necesidades de información reales de sus usuarios. A su vez, incluye la investigación documental a partir de los resultados y de los aportes teóricos sobre esta temática, los que apoyan el desarrollo del análisis. De modo que, para lograr estos propósitos, se consideró pertinente aplicar un enfoque mixto.
Tipo de investigación
La investigación es de tipo descriptivo, por cuanto especifica el trabajo de las bibliotecas de los museos históricos del Ministerio de Cultura y Juventud; a la vez, describe los procedimientos para cada biblioteca de museo histórico con el objetivo de sustentar un análisis de la gestión particular.
Sujetos y fuentes de información
Las personas que fueron consultadas en esta investigación forman parte de dos grupos: el primero incluye las autoridades de los museos históricos y de las bibliotecas respectivas; el segundo, la población usuaria de cada una de las bibliotecas de museo.
Entre las fuentes de información que se utilizaron para el desarrollo de este estudio están las siguientes: la revisión exhaustiva de la documentación relacionada con las bibliotecas de museo nacionales e internacionales, los resultados obtenidos sobre las necesidades de información de la población usuaria de estas bibliotecas y, finalmente, los documentos oficiales, catálogos, colecciones, bases de datos, infraestructura, recursos y servicios de las bibliotecas analizadas.
Técnicas para la recolección de información
Las técnicas de recolección de datos utilizadas fueron la encuesta, el análisis documental, el grupo focal y la observación.
Conclusiones
La biblioteca de museo histórico, tal y como se la ha analizado en esta investigación, cumple un papel, si bien importante, sobre todo indispensable, dentro del quehacer del museo al que pertenece. La biblioteca se erige como el pilar documental del trabajo realizado en sus diferentes departamentos, tanto como proveedor de la información con la que se realizan las investigaciones, como depositario de los resultados de estas, para conocimiento de la comunidad de usuarios.
El trabajo de tal instancia se distingue de los demás tipos de biblioteca, pues su razón de ser está en función del museo al que pertenece y su objetivo primero será respaldar, documentalmente, las investigaciones, las exhibiciones y demás actividades que el museo propicie.
La descripción de las bibliotecas de museo histórico de Costa Rica es fundamental, en el tanto se pueda identificar el trabajo que realizan y reciban el debido respaldo económico, material y humano para ejercer una influencia positiva en el desarrollo de los museos que las albergan.
Dicho de otra manera, con este proyecto se obtiene un análisis de la gestión de las bibliotecas de museo histórico en la actualidad, en aras de poder establecer pautas a seguir, que no solo sirvan de base para quien empiece un proyecto de biblioteca de museo histórico, sino que sirva de parámetro para que las actuales bibliotecas puedan hacer los ajustes necesarios que les permitan desempeñar el papel asignado.
Se concluye que, en primera instancia, la biblioteca de museo histórico necesita una mayor presencia en la estructura administrativa de la institución a la cual pertenece. Esta debería concederle una mayor participación e interacción en condiciones de igualdad con los demás departamentos del museo.
La biblioteca debe tener independencia de las demás áreas del museo y, por ende, no debe ser subalterna de ninguna de estas, dependiendo directamente de la dirección del museo con el mismo rango de jefatura que las demás áreas profesionales. Lo más conveniente es que sea parte de la gestión del museo en sus acciones y objetivos, para que así pueda tener una mayor presencia en la toma de decisiones y en el cumplimiento de los objetivos institucionales. No se la debe entender, erróneamente, como un servicio más del museo al que pertenece.
La población usuaria de las bibliotecas de museo está compuesta, en su mayoría, por los profesionales y funcionarios, quienes visitan periódicamente la biblioteca para poder estar en contacto con la información más actualizada, publicada en diferentes formatos, y que pueda servir de sustento intelectual para el desarrollo de las investigaciones y proyectos, de acuerdo con las necesidades y los objetivos del museo al que sirven.
De la misma manera, la biblioteca satisface las necesidades de información de la comunidad de usuarios, en general, pues les brinda la información requerida, de acuerdo con las particularidades de cada institución.
Puesto que los funcionarios son los visitantes habituales, el quehacer de la biblioteca debe estar orientado a satisfacer las necesidades de información de este grupo. El conocimiento resguardado por la biblioteca se convierte en el material de base para las investigaciones, proyectos y ediciones propiciados por los miembros del museo. A su vez, tales libros, exposiciones e informes acrecentarán el patrimonio documental de la biblioteca.
La biblioteca debe ser el pilar investigativo por el que pase todo el trabajo del museo; pues pretende la mayor satisfacción informativa de sus usuarios, profesionales-funcionarios, para la realización de las diferentes actividades y proyectos, y por ende, para el adecuado funcionamiento del museo.
Si bien la organización documental se realiza en formato digital desde su inicio, aprovechando las facilidades que brindan los diferentes programas informáticos, se siguen aprovechando los recursos tradicionales para el tratamiento de la información, tales como las Reglas de Catalogación Angloamericanas, el Sistema de Clasificación Decimal Dewey, las Tablas de Notación Interna de Cutter y la inscripción manual. Esto, de alguna forma, permite que la biblioteca de museo histórico se automatice, pero sin dejar de lado elementos de su trabajo diario que la acerquen a su identidad histórica y tradicional.
La organización documental aplicada a la información en la biblioteca de museo histórico debe tener una unidad conceptual con el tratamiento que, en la misma línea, reciban los diferentes objetos que exhiba el museo respectivo. De esta manera, estos pueden complementar las colecciones en beneficio del usuario, ya que al estar relacionados, el usuario podrá tener a la disposición, de manera inmediata, todo el respaldo documental sobre un objeto de interés incluido en alguna de las exposiciones.
Las bibliotecas de museo histórico definen de manera puntual la misión, la visión, los objetivos o los proyectos de sus centros de trabajo; también hacen suyo cada uno de estos elementos, de acuerdo con la definición que hagan de estos. Resulta importante que las bibliotecas de museo histórico definan su propia misión, visión, objetivos y proyectos, que si bien pueden estar ligados a los parámetros institucionales, le brinden la posibilidad de realizar un trabajo personalizado desde su quehacer profesional.
Los recursos de información de la biblioteca de museo histórico son, ante todo, físicos-tangibles (libros, revistas y tesis, entre otros); tanto los propios como los obtenidos mediante préstamo interbibliotecario. Con la intención de preservar la información histórica y hacerla más accesible al usuario, tanto físico como virtual, hay una tendencia hacia la digitalización de la información. Esta política dota a la biblioteca de museo histórico de un nuevo recurso de información con que satisfacer las necesidades de sus usuarios.
Los recursos de información presentes en la biblioteca deben ser un apoyo documental de las exhibiciones del museo. El ideal supone que toda obra y cada documento expuesto tengan un respaldo documental, que el objeto refiera al documento y el documento, al objeto.
El principal producto que ofrecen las bibliotecas de museo histórico son sus bases de datos y sus catálogos digitales, especializados por definición. El principal servicio es la atención al usuario, ya sea de manera física o en línea. La biblioteca de museo histórico debe fortalecer, cada vez más, el acceso a la información digitalizada, como una alternativa para que los usuarios no deban manipular constantemente la documentación histórica en su formato original y para evitar que los usuarios procedentes de zonas geográficas distantes se vean imposibilitados de realizar una visita al museo y a la biblioteca.
Las bibliotecas de museo histórico cuentan con un área de oficina y otra de estudio; con computadoras para uso de oficina, aunque cada una de estas emplea un software diferente para la generación de bases de datos. Tienen, dentro de los factores ambientales, control de iluminación, ventilación y humedad.
El espacio físico de la biblioteca de museo histórico debe gozar de una ubicación estratégica, en el centro mismo de la actividad del museo, cerca de las colecciones, las exhibiciones y los demás profesionales, de manera que pueda brindar su servicio inmediato. El adecuado control medioambiental se sitúa entre las principales características, pues garantiza la integridad de los acervos bibliográficos.
El espacio físico demanda amplitud tanto para las colecciones como para las personas; de manera que permita el crecimiento del acervo bibliográfico y la comodidad necesaria para que los usuarios puedan trabajar de manera grupal e individual.
Es recomendable, de acuerdo con la legislación nacional, que se cuente con recursos para la población con algún tipo de discapacidad, no solo el acceso a la biblioteca misma, sino la rotulación y la documentación en código braille, así como recursos auditivos que faciliten el aprovechamiento de la biblioteca por parte de esta población. Deberá contarse con estantes de seguridad, incombustibles y con llave, una vez más, para garantizar la integridad de las colecciones bibliográficas.
Respecto a los recursos tecnológicos, deberá implementarse una adecuada coordinación con el área administrativa, de manera que los equipos puedan ser renovados con alguna periodicidad, por lo menos cada 3 o 4 años, evitando así la posibilidad de tener que trabajar con equipos obsoletos que no permitan brindar un servicio de calidad a la comunidad de usuarios de la biblioteca.
El recurso humano de cada una de las bibliotecas de museo histórico es diferente. Solo en dos de ellas, existe personal profesional en bibliotecología; solo en una, hay un par de profesionales que pueden garantizar un servicio de calidad e ininterrumpido a sus usuarios. Otra de las bibliotecas visitadas está a cargo de un técnico en museografía, lo que a simple vista, puede dificultar el desarrollo profesional de la biblioteca.
La biblioteca de museo histórico debe contar, como mínimo, con dos profesionales en bibliotecología, uno de ellos con el cargo de encargado o jefe de biblioteca. De esta manera, los dos profesionales pueden complementarse en los horarios para que el servicio al usuario no se vea interrumpido del todo por diferentes circunstancias, tales como tiempo de almuerzo o café, vacaciones, incapacidades, capacitaciones y reuniones institucionales.
Es necesario que el museo respectivo provea a su biblioteca de funcionarios que realicen los servicios de mantenimiento, tanto físico como tecnológico, limpieza y mensajería. Estas tareas de apoyo favorecen el adecuado funcionamiento del quehacer de la biblioteca e impide que los funcionarios-profesionales se vean obligados a realizar labores ajenas a su oficio.
El presupuesto de la biblioteca de museo histórico solo garantiza el pago de salarios y los suministros necesarios para ofrecer el servicio. Solo una de las entidades gozaba de presupuesto asignado para la compra de documentos. Por otra parte, ninguna de estas tiene alguna asignación presupuestaria para la renovación del equipo o la capacitación del personal. La biblioteca debería poseer un presupuesto permanente no solo para el pago de salarios, sino también para la compra de libros y el pago de suscripciones; para el equipamiento, renovación y mantenimiento del equipo tecnológico y el mobiliario.
En una mejor circunstancia, debería contar con presupuesto para la capacitación del personal en diversos campos, tales como la actualización de conocimientos, el manejo de un segundo idioma, las nuevas tecnologías, el lenguaje de señas, la compra de materiales auditivos y el desarrollo de impresos destinados a la promoción de los servicios, actividades y proyectos.
Recomendaciones
- Lo recomendable es que la biblioteca de museo histórico tome el carácter de departamento de investigación, en el seno del museo al que pertenece. Su papel va más allá del acopio de documentos, puede convertirse en la unidad proveedora de información, desde la que se propicien las exhibiciones, las charlas, conferencias, exposiciones y demás actividades atinentes a la naturaleza del museo.
- Es importante que se implementen bases de datos con la información de los usuarios-funcionarios y sus investigaciones. El objetivo de esta práctica se relaciona con el enriquecimiento del contenido documental de la biblioteca, así como con la mayor visualización de los esfuerzos conjuntos.
- La unificación del uso de las herramientas para la organización documental, tales como las Reglas de Catalogación Angloamericanas, el Sistema de Clasificación Decimal Dewey, las Tablas de Notación Interna de Cutter y la inscripción manual, facilitaría el intercambio de información entre museos.
- La biblioteca de museo histórico debe ser la encargada de propiciar una adecuada coordinación de la entidad con los demás profesionales que laboran para un determinado museo, de manera que ante una consulta especializada, no solo se puedan brindar al usuario los diferentes recursos de información que se posean, sino que de la mano, precisamente del profesional especializado, se puedan satisfacer también las necesidades de información de los usuarios que visitan la biblioteca y el museo.
- La riqueza histórica presente en los recursos de información de la biblioteca de museo histórico debe ser conservada; bajo esta premisa, se recomienda continuar con la digitalización de textos, toda vez que permita reducir el deterioro de los documentos originales causados por los diferentes agentes medioambientales.
- Se aconseja seguir las normas de conservación preventiva propuestas para las bibliotecas de museo histórico. Estos protocolos concilian el esfuerzo diario por tener un mejor acervo bibliográfico con el adecuado tratamiento del manejo de las colecciones.
- Es importante que se tome en cuenta el desarrollo actual de las redes sociales en Internet, de manera que puedan convertirse en un instrumento más que permita a la biblioteca de museo histórico tener un contacto directo con los usuarios.
- Se recomienda que se analice la posibilidad de que las bibliotecas de museo histórico trabajen con el mismo programa informático para el desarrollo de bases de datos, o en su integración, de manera que pueda implementarse un adecuado intercambio de información entre ellas.
- En la misma línea de trabajo, será recomendable que se ponga en funcionamiento una red de bibliotecas de museo, que, si bien parta del contexto de la biblioteca de museo histórico, se extienda a las demás bibliotecas de museo del Ministerio de Cultura y Juventud.
- Conviene establecer que, mediante el portal electrónico del museo respectivo, en caso de que lo posea, haya una visualización mayor de la biblioteca y sus servicios.
- Se debe analizar el uso de paquetes tecnológicos para la gestión documental, incluyendo aspectos sobre catalogación corporativa, como el protocolo Z39.50 con sus correspondientes normas IS0 10162/10163, con estándares internacionales de búsqueda y recuperación en fuentes de información, la aplicación de las RDA (Resource Description and Access = Descripción y Acceso a los Recursos), aplicadas principalmente a los recursos digitales y electrónicos, así como generar ligas o enlaces a los catálogos y a las exposiciones.
Otras acciones posibles incluyen:
o Realizar una evaluación de la situación de las colecciones patrimoniales de las bibliotecas de museo histórico. o Incrementar el número de colaboradores, tanto en roles asistenciales como técnicos. o Promover la autogestión de recursos para las bibliotecas de museo histórico, en aras de solventar una insuficiente asignación presupuestaria. o La biblioteca debería tener un presupuesto propio como ocurre con los departamentos ordinarios del museo. Bajo este modelo, no dependería de la sub-asignación presupuestaria de otro departamento; por ende, no vería minimizados los recursos a que pudiera tener acceso.
Palabras clave: Bibliotecas, Museos, Gestión, Costa Rica.