Revista Bibliotecas Vol. XXX, No. 2 jul.-dic., 2012 pp.
La Biblioteca Especializada Clemencia Conejo Chacón, de la Escuela de Ciencias del Movimiento Humano y Calidad de Vida de la Universidad Nacional de Costa Rica es una unidad de información deportiva y científico–técnica. La colección cuenta con textos de diversos temas como educación física, ciencias del deporte, recreación, medicina deportiva, psicología del deporte, sociología del deporte y periodismo deportivo.
Nació como biblioteca en 1969, por iniciativa de un grupo de docentes y estudiantes de la Escuela, fue una de las primeras de tipo, tanto a nivel nacional como en América Central. En sus inicios, recibió recursos donados por varios profesores y por las Embajadas de España, de Estados Unidos y de México. Este centro ofrece recursos informativos para el desarrollo académico, la investigación, la extensión y la producción, con el propósito de fortalecer y consolidar un sistema de educación superior de profesionales en el área de las ciencias del deporte.
En la actualidad, forma parte del Sistema de Información Documental de la Universidad Nacional (SIDUNA), que se encarga de la coordinación, gestión, adquisición y distribución del material documental que integra el acervo, seleccionado con base en las necesidades y las demandas de sus usuarios.
La Biblioteca Especializada Clemencia Conejo Chacón atiende una población usuaria muy específica en sus requerimientos y necesidades informativas, por lo que se hace necesaria la evaluación de sus colecciones como una actividad de gestión que permita valorar los procesos, los servicios, los usos, el control de los presupuestos y los recursos informativos. Esta evaluación refleja en forma objetiva los aspectos que deben ser mejorados o modificados, para facilitar y permitir la toma de decisiones de sus encargados. Por ejemplo, el poder identificar el uso de las publicaciones periódicas con alto costo de suscripción o la justificación de seleccionar otros títulos que se adapten a las demandas de los usuarios, o la necesidad de promover y diseminar estos recursos entre los especialistas y los usuarios en general. Este trabajo se basa en una evaluación de la colección de las publicaciones periódicas, que inicia con un diagnóstico de los procesos de selección, adquisición, procesos técnicos, servicios de diseminación, estado físico y grado de satisfacción de los usuarios de esta biblioteca.
Posteriormente se evaluó la colección de las publicaciones periódicas, se identificó el costo-uso en relación con los trabajos finales de graduación y programas de estudio de la licenciatura, en el período 1976-2006, la pertinencia, la actualidad y el idioma, con el apoyo de los métodos bibliométricos.
Objetivo general I
Elaborar un diagnóstico de la colección de las publicaciones periódicas de la Biblioteca Especializada Clemencia Conejo Chacón, de la Escuela de Ciencias del Movimiento Humano y Calidad de Vida de la Universidad Nacional.
Objetivos específicos
1.1. Identificar el proceso de selección de las publicaciones periódicas en la Biblioteca Especializada Clemencia Conejo Chacón, de la Escuela de Ciencias del Movimiento Humano y Calidad de Vida de la Universidad Nacional.
1.2. Determinar el proceso de adquisición de las publicaciones periódicas en la Biblioteca Especializada Clemencia Conejo Chacón, de la Escuela de Ciencias del Movimiento Humano y Calidad de Vida de la Universidad Nacional.
1.3. Investigar el procesamiento documental de las publicaciones periódicas en la Biblioteca Especializada Clemencia Conejo Chacón, de la Escuela de Ciencias del Movimiento Humano y Calidad de Vida de la Universidad Nacional.
1.4. Identificar los medios por los cuales se disemina la colección de las publicaciones periódicas de la Biblioteca Especializada Clemencia Conejo Chacón, de la Escuela de Ciencias del Movimiento Humano y Calidad de Vida de la Universidad Nacional.
1.5. Analizar el estado físico y las características de la colección de las publicaciones periódicas de la Biblioteca Especializada Clemencia Conejo Chacón, de la Escuela de Ciencias del Movimiento Humano y Calidad de Vida de la Universidad Nacional.
1.6. Establecer el grado de satisfacción de los usuarios de la colección de las publicaciones periódicas de la Biblioteca Especializada Clemencia Conejo Chacón, de la Escuela de Ciencias del Movimiento Humano y Calidad de Vida de la Universidad Nacional.
Objetivo general II
Realizar una evaluación de la colección de las publicaciones periódicas de la Biblioteca Especializada Clemencia Conejo Chacón, de la Escuela de Ciencias del Movimiento Humano y Calidad de Vida de la Universidad Nacional.
Objetivos específicos
2.1. Establecer el costo-uso de la colección de las publicaciones periódicas de la Biblioteca Especializada Clemencia Conejo Chacón, de la Escuela de Ciencias del Movimiento Humano y Calidad de Vida de la Universidad Nacional, en relación con los trabajos finales de graduación y los programas de estudio de la licenciatura de la Escuela, en el período 1976-2006.
2.2. Determinar la pertinencia de la colección de las publicaciones periódicas de la Biblioteca Especializada Clemencia Conejo Chacón, de la Escuela de Ciencias del Movimiento Humano y Calidad de Vida de la Universidad Nacional.
2.3. Identificar la actualidad de la colección de las publicaciones periódicas de la Biblioteca Especializada Clemencia Conejo Chacón, de la Escuela de Ciencias del Movimiento Humano y Calidad de Vida de la Universidad Nacional.
2.4. Determinar los idiomas de preferencia, por parte de los usuarios, de la colección de las publicaciones periódicas de la Biblioteca Especializada Clemencia Conejo Chacón, de la Escuela de Ciencias del Movimiento Humano y Calidad de Vida de la Universidad Nacional.
1. Tipo de investigación
Para lograr los objetivos propuestos se realizó una investigación de tipo descriptiva, que diagnosticó y evaluó la colección de las publicaciones periódicas de la Biblioteca Especializada Clemencia Conejo Chacón, de la Escuela de Ciencias del Movimiento Humano y Calidad de Vida de la Universidad Nacional. Con esto, se pretendió recoger, medir y evaluar información de manera independiente o conjunta sobre los conceptos y las variables que se establecieron en ella.
Además, se utilizó el análisis de referencias bibliográficas que determinaron ciertos aspectos de las variables (costo-uso, pertinencia, actualidad e idiomas de preferencia), que dan a conocer aspectos presentes en los estudios métricos como: los niveles de crecimiento, concentración-dispersión, productividad, flujos de información, uso y obsolescencia en los documentos.
2. Enfoque metodológico
Por otra parte, se utilizaron los métodos cualitativos y cuantitativos, que son complementarios para la obtención de datos confiables, aportando mayor dinamismo. A este modelo se le denomina enfoque mixto.
3. Sujetos
Los sujetos de estudio, quienes proporcionaron los datos requeridos para la investigación, seguidamente son los siguientes:
- Encargada anterior de la Biblioteca Especializada Clemencia Conejo Chacón, funcionaria entre el período 1977-2009.
- Encargada de la Sección de Desarrollo de Colecciones de la Biblioteca Joaquín García Monge.
-Encargada actual de la Biblioteca Especializada Clemencia Conejo Chacón.
- Estudiantes del nivel de licenciatura de la Escuela de Ciencias del Movimiento Humano y Calidad de Vida, de la Universidad Nacional (esto para el curso lectivo del I ciclo de 2009).
- Profesores del nivel de licenciatura de la Escuela de Ciencias del Movimiento Humano y Calidad de Vida de la Universidad Nacional (esto para el curso lectivo del I ciclo de 2009).
- Especialista internacional en estudios métricos de la información.
4. Fuentes de información
En el estudio se utilizaron fuentes primarias y secundarias, las cuales dieron como resultado la obtención del material documental. Este permitió el desarrollo del trabajo. Se citan las fuentes de información más relevantes:
- La colección de publicaciones periódicas de la Biblioteca Especializada Clemencia Conejo Chacón.
- Los programas de estudio de la licenciatura de la Escuela de Ciencias del Movimiento Humano y Calidad de Vida, de la Universidad Nacional; en particular, de los años 1976-2006.
Los trabajos finales de graduación de la licenciatura de la Escuela de Ciencias del Movimiento Humano y Calidad de Vida; en particular, de los años 1980-2006.
Bases de datos para la construcción del marco teórico y como complemento al análisis de las variables.
Información facilitada por los profesores y los especialistas en el área de la evaluación de las colecciones, las publicaciones periódicas, los estudios bibliométricos, el análisis de las citas y de las referencias bibliográficas.
1. Conclusiones
La evaluación de las publicaciones periódicas de la Biblioteca Especializada Clemencia Conejo Chacón mostró elementos importantes por destacar, a saber:
- El 25% del presupuesto general del SIDUNA es utilizado para la suscripción de las publicaciones periódicas. Lo anterior determina que solo una cuarta parte del presupuesto debe solventar la compra de estas publicaciones, para un sistema universitario que responde a la necesidad de una población académica y estudiantil, distribuida en varios campus universitarios en el nivel nacional, con carreras especializadas en una amplia gama del saber. El presupuesto se encuentra sujeto a los fondos otorgados al SIDUNA, lo que implica realizar su gestión anual y mantener las suscripciones establecidas para garantizar la continuidad de las entregas de los números de las publicaciones periódicas en las colecciones.
- Con respecto a la colección de las publicaciones periódicas de la Biblioteca Especializada Clemencia Conejo Chacón, el monto asignado a la suscripción de 16 publicaciones periódicas, de los períodos de 2001 a 2006, muestra que los títulos Medicine and Science in Sports and Exercise, Perceptual and Motor Skills y The American Journal of Sports Medicine representan el mayor gasto en este rubro, con un promedio porcentual de 26%, 19% y 15%, respectivamente. En particular, el título The American Journal of Sports Medicine tuvo un crecimiento constante en su monto por compra a partir de 2004 (0,04%, 0,05%, 0,07%, 0,19%, 0,22% y 0,34%).
- El proceso de adquisición de las publicaciones periódicas, en la Biblioteca Especializada Clemencia Conejo Chacón, permitió concluir que del total de títulos de la colección de las publicaciones periódicas, los correspondientes a suscripción representan tan solo un 5,4%, en contraste con un 94,6% de donación. Se determina, entonces, que los usuarios están sujetos a una colección que presenta títulos mayoritariamente donados. Estos títulos, de acuerdo con su último número registrado en la colección, promedian el año 1988, debido a que son ejemplares únicos o cuyos números no están vigentes a la fecha del estudio.
- Al investigar el procesamiento documental de las publicaciones periódicas en la Biblioteca Especializada Clemencia Conejo Chacón, se estableció que del total de los títulos de la colección de las publicaciones periódicas (representan 294 títulos), 249 títulos no presentan un número de clasificación y solo 45 sí lo presentan. Históricamente la colección de las publicaciones periódicas ha sido ordenada alfabéticamente por título y no por un número de clasificación, por lo cual no se cuenta con un estimado de los títulos integrantes de cada área del conocimiento, presentes en la colección.
- Por otra parte, no se realiza la indización de los artículos de las publicaciones periódicas, una de las actividades del procesamiento documental, necesaria para difundir la información, y en este caso, artículos oportunos, para los usuarios de la Biblioteca Especializada Clemencia Conejo Chacón.
- Al identificar los medios por los cuales se disemina la colección de las publicaciones periódicas de la Biblioteca Especializada Clemencia Conejo Chacón, se determina que tanto los profesores como los estudiantes de la licenciatura (curso lectivo del I ciclo de 2009) prefieren, principalmente, el préstamo a sala y los medios electrónicos como medios de diseminación de la colección de las publicaciones periódicas.
- En lo referente al estado físico y las características de la colección de las publicaciones periódicas de la Biblioteca Especializada Clemencia Conejo Chacón, se observa que de los 70 ítems de las publicaciones periódicas, observados y valorados, 53 se encuentran en buen estado físico. Esto representa 75,7%. En términos generales, la colección cuenta con buenas condiciones de conservación y mantenimiento.
- Al establecer el grado de satisfacción de los usuarios de la colección de publicaciones periódicas de la Biblioteca Especializada Clemencia Conejo, se determina que los profesores y los estudiantes de la licenciatura (del I ciclo de 2009) se encuentran medianamente satisfechos. Para este objetivo, de forma complementaria, se tienen las siguientes conclusiones generales: los profesores utilizan la colección, primordialmente, para estar actualizados en su área o especialidad. En el caso de los estudiantes, estos la consultan para elaborar los trabajos e investigaciones de los cursos. También se indica que tanto los profesores como los estudiantes casi siempre localizan los números que requieren consultar en la colección de las publicaciones periódicas. Además, los profesores obtienen, por otros colegas o a través de las bases de datos, aquellos títulos que no consiguen de la colección.
- Al establecer el costo-uso de la colección de publicaciones periódicas de la Biblioteca Especializada Clemencia Conejo Chacón, en relación con los trabajos finales de graduación y los programas de estudio de la licenciatura de la Escuela, en el período 1976-2006, se concluye que: las publicaciones Medicine a Science in Sports and Exercise, Perceptual and Motor Skills y The American Journal of Sports Medicine se ubican en la zona núcleo, pues suponen un alto costo, con un promedio porcentual correspondiente de 26%, 19% y 15%, respectivamente. Además, en la zona III, están las publicaciones periódicas donadas y 8 títulos de publicaciones adquiridas por compra, consideradas de bajo costo, como lo son: Exceptional Children (6%) ,Intervention in School and Clinic (8%), JOPHER (8%), Journal of Sport and Exercise Psychology (9%), Journal of Sport Behavior (4%), Journal of Teaching in Physical Education (9%), Quest (9%) y Strength and Conditioning Journal (7%), con su respectivo promedio porcentual.
- En el nivel de uso en relación con los trabajos finales de graduación, 4 publicaciones periódicas integran la zona núcleo: Medicine and Science in Sports and Exercise, Research Quarterly for Exercise and Sport, Journal of Sport & Exercise Psychology, Revista de Psicología del Deporte. Se las denomina de alto uso. Las 3 primeras determinan un gasto de 25,7% del costo total de compra de las publicaciones periódicas.
- De especial importancia para la relación costo-uso son Journal of Sport & Exercise Psychology y la Revista de Psicología del Deporte; esto por el bajo costo y alto uso, en el primero de los casos, y la ausencia de costo (donación) en el segundo caso.
- Un dato de particular consideración para la zona III es el título The American Journal of Sports Medicine. Aunque ocupa la tercera posición entre los costos más altos, es una revista de bajo uso. Por otra parte, hubo 205 títulos de las publicaciones periódicas que son de donación y no tuvieron uso. Además, de 5 títulos con costo y sin uso, que constituyen un gasto de adquisición promediado de ₡474183,5, lo que representa 27,5% del costo total.
- En el nivel de uso en relación con los programas de estudio, una publicación periódica forma la zona núcleo, esta es The Journal of Physical Education Recreation and Dance (JOPERD). Se la denominó como de alto uso. En cuanto al costo-uso, esta publicación tiene una relación de bajo costo y alto uso, que establece un gasto de 4,4% del costo total de las publicaciones periódicas por suscripción, lo que representa un porcentaje de beneficio para la colección.
- En la zona III, un elemento importante son los títulos de las publicaciones periódicas The American Journal of Sports Medicine y Medicine and Science in Sports and Exercise, cuyas relaciones son de alto costo y bajo uso. También, hubo 270 títulos de las publicaciones periódicas por donación y que no tuvieron uso.
- Además, de 12 títulos con costo y sin uso, que representan un gasto de adquisición promediado de ₡1145712,2, lo que supone66,6% del costo total.
- Como observación general se enlaza y se determina que debido al no uso de un porcentaje alto de la colección, esta no presenta movimiento. Esto influye en su buen estado, aunque no se obvian todas las actividades realizadas en pro de su conservación y mantenimiento tanto en los factores internos, como en los factores externos y la infraestructura donde se encuentra ubicada.
- Según la opinión de los usuarios, los profesores y los estudiantes del curso lectivo I ciclo del 2009, la colección de publicaciones periódicas no es pertinente de acuerdo con los trabajos finales de graduación y los programas de estudio.
-En relación con la variable de la actualidad para los trabajos finales de graduación y los programas de estudio de la licenciatura, el índice de obsolescencia de la colección (Índice de Price) no está en el porcentaje determinado en la variable, el cual para las ciencias sociales se ubica entre el 40-45%. Asimismo, la opinión de los usuarios, los profesores y los estudiantes de la licenciatura (I ciclo de 2009) manifestó que la colección de las publicaciones periódicas se encuentra desactualizada.
- Los idiomas de preferencia de la colección, por parte de los usuarios, son el inglés y el español, con un total de 265 publicaciones periódicas, 160 del primero y 105 del segundo. En cuanto a la consulta sobre la opinión de los profesores, ellos indican los idiomas español e inglés como prioridad; en el caso de los estudiantes de la licenciatura, ellos manifiestan el español como prioridad.
2. Recomendaciones
Con base en el estudio, se presentan las siguientes recomendaciones:
- Establecer convenios con otras entidades homólogas al quehacer de la Biblioteca, tanto en el nivel nacional como en el internacional, con las cuales se pueda obtener una donación continua de títulos de publicaciones periódicas, reforzar la colección de las publicaciones y asegurar que esos títulos cuenten con todos los números de forma actualizada y constante. O si en algún momento la Escuela de Ciencias del Movimiento Humano y Calidad de Vida publicara y contara con uno o varios títulos de publicaciones periódicas impresas, realizar un canje continuo y fijo.
- En lo referente al procesamiento documental de las publicaciones periódicas se sugiere realizar la clasificación de los 249 títulos, para que puedan ser agrupadas por sus áreas temáticas. Este procedimiento permitiría determinar y reforzar aquellas áreas débiles y presentes en los planes de estudios de la Escuela de Ciencias del Movimiento Humano y Calidad de Vida. Los títulos citados en los 129 trabajos finales de graduación y los 308 programas de estudio de licenciatura, determinados en la variable de costo-uso de la investigación, deben ser valorados. También, se requiere efectuar la indización de aquellos artículos de las publicaciones periódicas concernientes con los ejes temáticos de la Escuela que no se ubican en los índices o bases de datos a los que tiene acceso la Biblioteca Especializada Clemencia Conejo Chacón; además, de los ejemplares nuevos.
- En cuanto a los medios por los cuales se disemina la colección de las publicaciones periódicas de la Biblioteca Especializada Clemencia Conejo Chacón, se considera promocionar más la indización, el servicio de alerta, los perfiles de interés, los listados de las publicaciones y cualquier otro servicio que se desee integrar. Esto a través de charlas informativas, Internet (vía correo electrónico y las redes sociales, por ejemplo Facebook, Twitter, blogs, etc.), boletines informativos, vídeos demostrativos y cualquier otra facilidad de difusión y comunicación. Además, debe mantenerse una constante comunicación con todos sus usuarios activos o con aquel usuario al que se desee captar. Para ello, la Biblioteca podría poner en marcha un sistema que permita controlar lo que se está comentando en la red sobre ella y sobre sus productos y servicios, donde no solo haya participación del personal de la biblioteca y sus usuarios, sino también, que los bibliotecólogos recojan las reacciones de los usuarios, actúen rápidamente y en consecuencia, propongan formas de satisfacer al usuario.
- En cuanto al estado físico y las características de la colección, se plantea que se establezca una política interna o a nivel del SIDUNA, que contenga como puntos principales los siguientes: la revisión del estado físico interno de la colección, el análisis de los factores externos (de degradación, naturales y accidentales) y el examen de la infraestructura. Esta política debe incluir períodos de estudio, una lista de responsables y actividades de entrenamiento para su socialización e integración a las funciones propias de la Biblioteca Especializada Clemencia Conejo Chacón.
- Se propone tomar en cuenta las razones por las cuales los estudiantes y los profesores no utilizan la colección de publicaciones periódicas. Lo anterior es necesario para pensar en las futuras actividades, las propuestas o los planes de trabajo de la Biblioteca.
En el siguiente listado, se citan las razones principales por las cuales estos usuarios no utilizan la colección: o Prefieren utilizar otros medios.
o Afirman que el material es escaso. o Alegan falta de tiempo y poca disponibilidad de horarios. o Desconocen la realidad de los servicios y recursos.
- Utilizar con más frecuencia las publicaciones periódicas de la colección de la Biblioteca Especializada Clemencia Conejo Chacón mediante las referencias bibliográficas, los programas de estudio y los trabajos finales de graduación.
- Para cada nuevo programa de estudio se deben integrar y actualizar las referencias bibliográficas de las publicaciones periódicas, utilizando medios como los perfiles de interés y el servicio de alerta.
- Establecer un formato de citación, con la finalidad de elaborar bien las referencias bibliográficas, lo que permitirá normalizar y realizar los estudios de estas de una manera ágil y sencilla; además, se podría designar al personal de la Biblioteca Especializada como el encargado de la revisión de tal aspecto en los programas de estudio y trabajos finales de graduación.
-Realizar una investigación sobre las referencias bibliográficas foráneas y su constancia, con el objetivo de valorar su posible incorporación en la colección. Dicho estudio debe respaldar y fundamentar su ingreso en la colección y, claro está, determinar los medios para obtenerla (modalidad de compra, donación o canje).
-Se deben considerar las relaciones de costo-uso menos favorables, según las zonas del modelo matemático de Bradford. Estas relaciones desfavorables incluyen:
o Las de alto costo y bajo uso, que para los trabajos finales de graduación fueron de un título. o Las de donación y que no tuvieron uso, que para los trabajos finales de graduación fueron de 205 y para los programas de estudio, de 270 títulos. o Las de compra y que no tuvieron uso, en los trabajos finales de graduación fueron de 5 títulos y en los programas de estudio ascienden aun total de 12 títulos.
-Adoptar las medidas convenientes, como la mayor divulgación o el expurgo de la colección; es necesaria la toma de decisiones por parte del personal de la Biblioteca y de las personas que intervienen en el desarrollo de las colecciones.
- Se estima conveniente mantener actualizadas las entregas de las publicaciones periódicas que son de donación y que tienen un alto uso, o en su defecto, valorar adquirirlas por la modalidad de suscripción y basándose en un estudio.
- Se sugiere una mayor presencia de las referencias bibliográficas de la colección de las publicaciones periódicas en los trabajos finales de graduación y los programas de estudio. Esto, a través de los medios de diseminación, puesto que el porcentaje de las referencias bibliográficas de las publicaciones periódicas de la colección en los trabajos finales de graduación y los programas de estudio fue bajo en relación con los títulos de la colección y con otros recursos bibliográficos (libros, literatura gris, Internet, videograbaciones y periódicos, entre otros).
-Finalmente, se recomienda implementar un rango límite de obsolescencia de la literatura consultada en los trabajos finales de graduación y los programas de estudio, determinado según los ejes temáticos propuestos por la Escuela de Ciencias del Movimiento Humano y Calidad de Vida y respaldado por el conocimiento del especialista.