Revista Bibliotecas Vol. XXX, No. 2 jul.-dic., 2012 pp.
En la actualidad, se dispone de muchísima información en las instituciones; información muy valiosa y necesaria, que requiere del análisis y la centralización. Un centro documental favorece el aprovechamiento de los recursos bibliográficos en la toma de decisiones y en la generación de nuevos conocimientos. Buena parte de esta información se especializa en una temática y requiere de un estudio exhaustivo y detallado para facilitar la recuperación de los documentos. Es necesario que las instituciones dispongan de servicios de información ágiles y novedosos, que permitan obtener la documentación requerida en forma precisa y confiable para apoyar el desarrollo de los programas y proyectos.
Un caso particular es el Programa Salud y Trabajo en América Central (SALTRA,) de la Universidad Nacional. Se ocupa de desarrollar proyectos tales como la promoción de la salud y la prevención de riesgos de accidentes en personal de hospitales, hoteles y restaurantes; la elaboración de perfiles de salud ocupacional; el desarrollo de indicadores de salud y seguridad ocupacional; la capacitación en seguridad y salud ocupacional; el monitoreo de riesgos en organizaciones de trabajadores y los estudios para la identificación de peligros.
Desde el inicio del Programa, en 2003, y debido a su carácter investigativo e informativo, se ha requerido de información actualizada y veraz para apoyar el trabajo de los profesionales.
Los documentos se utilizan para el apoyo de estas investigaciones y se obtienen por medio de compras y donaciones de organismos nacionales e internacionales; capacitaciones, seminarios, congresos ofrecidos a los participantes del Programa y otros medios.
a) Satisfacer las necesidades de información de los funcionarios, investigadores, estudiantes e interesados en Salud Ocupacional, para apoyar sus proyectos de investigación, trabajos finales y toma de decisiones.
b) Permitir la vinculación entre instancias, tanto nacionales como internacionales, relacionadas con la temática para la adquisición de material, el préstamo de documentos, el canje de material actualizado sobre lo que se escribe y publica en salud ocupacional.
c) Apoyar a la Maestría de Salud Ocupacional, de la Universidad Nacional. Asimismo, expandir los servicios a universidades públicas y privadas, relacionadas con esta área de trabajo, departamentos de salud ocupacional en empresas y demás profesionales interesados en este campo.
d) Realizar la recepción, el análisis, la difusión y la producción de la información sobre salud ocupacional, lo que permitirá también un mejor desarrollo en este campo.
e) Incrementar la conciencia y el interés acerca de la documentación sobre salud ocupacional. El centro de información sería un apoyo a la promoción de la salud y seguridad ocupacional en el sitio de trabajo, respondería inquietudes de salud y seguridad ocupacional, brindaría apoyo a las campañas informativas sobre riesgo y daría un aporte en las sesiones de capacitación y orientación a los trabajadores.
Las funciones anteriores son importantes, tanto para el Programa SALTRA, la Universidad, así como para las instituciones que desarrollan el tema de la Salud Ocupacional. Se pretende que la información del centro de documentación contribuya a la toma de decisiones relativas a la adecuada puesta en marcha de sistemas de gestión de salud y de seguridad ocupacional.
Por estas razones y por el nivel de especialidad del Programa, es necesario recopilar, ubicar y procesar la información en un centro de documentación con un espacio físico y personal, acordes con las necesidades de los usuarios. A esta información es necesario aplicarle los procesos técnicos como selección, adquisición, análisis documental, recuperación y difusión; esta última mediante el uso de servicios actualizados para cubrir el acceso a la documentación. Además, procura determinar la necesidad de conformar una estructura que logre una adecuada utilización de la información.
Objetivo general 1
Realizar un diagnóstico de la gestión documental del Programa Salud y Trabajo en América Central y de los usuarios que conformarán el centro de documentación.
Objetivos específicos
1.1. Identificar las necesidades de información de los usuarios del Programa SALTRA.
1.2. Elaborar un perfil de los usuarios del Programa SALTRA.
1.3. Caracterizar la documentación que posee el Programa SALTRA.
1.4. Identificar los mecanismos que utilizan, actualmente, para suministrar y obtener información.
Objetivo general 2
Proponer la creación de un centro de documentación en Salud Ocupacional para el Programa Salud y Trabajo en América Central, de la Universidad Nacional.
Objetivos específicos
2.1. Determinar la planeación estratégica del centro de documentación.
2.2. Definir servicios y productos que permitan satisfacer las necesidades de información.
2.3. Establecer los criterios de organización para el acceso de los servicios y productos de información.
2.4. Describir los recursos físicos, económicos, humanos, tecnológicos y materiales que se requerirán para la creación del centro de documentación.
2.5. Definir los procesos administrativos del centro de documentación.
2.6. Identificar mecanismos para difundir la información.
1. Enfoque y tipo de investigación
El enfoque utilizado para realizar la investigación fue mixto, ya que se emplearon técnicas de recolección y análisis de datos basados en aspectos cualitativos y cuantitativos.
Por otra parte, la investigación es descriptiva, ya que se describieron las necesidades de información de los usuarios y se analizó la documentación del Programa SALTRA; y con base en esto, se redactaron los requerimientos del centro de documentación.
2. Sujetos y fuentes de información
2.1. Sujetos
Los sujetos de información están representados por tres poblaciones; se consultó la totalidad de las poblaciones. La aplicación a este grupo de profesionales se debe a que este incluye especialistas que requieren información en salud ocupacional para tomar decisiones en las empresas, apoyar la promoción sobre la prevención de riesgos laborales, responder inquietudes sobre salud y seguridad ocupacional y elaborar informes. Las poblaciones se agruparon de la siguiente manera:
- 20 autoridades del Programa SALTRA: se optó por aplicar el cuestionario a la totalidad de investigadores que laboran en dicho Programa, tales como: directora, investigadores y profesores pasantes.
- 15 integrantes de la Maestría en Salud Ocupacional, de la Universidad Nacional–Tecnológico de Costa Rica: se encuestó a la coordinadora de la Maestría, 3 profesores y 11 estudiantes que cursaban la Maestría.
- 10 profesionales del área de salud ocupacional: se aplicó el cuestionario a 3 funcionarios del Consejo de Salud Ocupacional y 7 encargados de Departamentos de área de salud ocupacional de diversas empresas.
2.2. Fuentes de información
Las fuentes de información utilizadas fueron:
Documentos oficiales del Programa SALTRA.
Planes y programas de estudio de la Maestría de Salud Ocupacional.
Informes presentados por los diferentes proyectos del Programa SALTRA.
1. Conclusiones
- El Programa SALTRA, de la Universidad Nacional tiene la necesidad de que exista un centro especializado que recopile información sobre salud ocupacional.
- La carencia de presupuesto destinado al centro de documentación no permite que la ejecución del proyecto sea una tarea fácil.
- El centro de documentación debe contar con un espacio físico amplio para el desarrollo de sus funciones.
- Las autoridades del Programa reconocen la importancia de la creación de un centro de documentación.
- La población usuaria requiere de servicios ágiles, eficaces, novedosos y dinámicos que le ahorren tiempo.
- La propuesta fortalecerá los trabajos de investigación de los profesionales en salud ocupacional.
- El ordenamiento de la información se realizó según las exigencias de los encuestados.
Recomendaciones
- Crear un centro de documentación sobre salud ocupacional para el Programa SALTRA, al cual se le debe asignar un presupuesto para la adquisición de documentos, contratación de personal, capacitaciones, implementación de bases de datos y compra de materiales de oficina, todo en aras de favorecer el adecuado funcionamiento.<7p>
- Hacer conciencia de la importancia de esta propuesta entre las autoridades del Programa SALTRA.
- Establecer los servicios y productos de información adecuados para satisfacer las necesidades de información de los usuarios.
- Realizar, periódicamente, en caso de la implementación del centro de documentación, estudios de usuarios para conocer sus necesidades y recomendaciones.
- Asignar un presupuesto anual para la biblioteca; pero en caso que no sea así, buscar financiamiento de diferentes instancias.
- Procurar que el espacio físico del centro de documentación sea atractivo, cómodo y con las condiciones adecuadas de ventilación, luz y mobiliario.
- Desarrollar un manual de procedimientos que incluya todos los procesos que realiza el centro de documentación.
- Recopilar la información en un solo lugar, ya que aunque la mayoría de profesionales la utilizan, está dispersa en el Programa y es difícil encontrarla.
- Concienciar a los investigadores de la importancia de utilizar las fuentes de información para sus informes.
- Establecer alianzas entre unidades de información especializadas en salud ocupacional y otras instituciones encargadas de gestionar este tema.
- Recopilar la información que obtienen los expertos en salud ocupacional para que esté disponible para otros usuarios que la necesiten y no se almacene en lugares en los que no se va a volver a utilizar.
- Utilizar las herramientas tecnológicas de información para poder canalizar, procesar, transmitir, almacenar y recuperar la información de manera rápida, segura y eficaz.
- Elaborar folletos con la información más importante del centro de documentación y entregarlos en las diferentes conferencias, los talleres y otras actividades a los que asisten los funcionarios del Programa SALTRA.
- Desarrollar una página electrónica interactiva y actualizada, se tenga acceso a la base de datos, servicios y demás objetos que se desean incluir; esto con el propósito de facilitar el acceso a la información.
- Desarrollar acciones específicas de formación y orientación a los usuarios del centro de documentación, asesoramiento a los investigadores de los diferentes servicios y productos que brinde el Centro y estrategias de búsquedas de la base de datos.
- Tratar de incorporar el centro de documentación en salud ocupacional al SIDUNA, para que este apoye las labores bibliotecológicas propuestas.
- Utilizar la base de datos del SIDUNA, ALEPH, para el centro de documentación en salud ocupacional.