La gestión documental enfocada en la conservación preventiva de documentos
DOI:
https://doi.org/10.15359/rb.35-1.4Palabras clave:
Gestión documental, Conservación preventiva de documentos, Archivo de gestión, Almacenamiento de documentos, Universidad Central Marta Abreu de Las VillasResumen
La gestión documental enfocada en la conservación de documentos minimiza los perjuicios que se pueden generar en las instituciones por la pérdida o extravío. En este estudio se muestran los aspectos relativos a la gestión documental desde la conservación preventiva de documentos. Para la obtención de resultados se expone un caso concreto que se desarrolla en el ámbito administrativo, en el cual se almacenan grandes volúmenes de documentos. Se plantean como objetivos: 1) diagnosticar el estado de la documentación que se almacena en el área de formación y desarrollo de la Universidad Central Marta Abreu de Las Villas, Cuba y 2) diseñar un plan de medidas preventivas para la documentación diagnosticada. Para la obtención de resultados se emplean métodos en los niveles teóricos y empíricos. Se diagnostican los fondos de la institución, detectándose que los factores ambientales, el hacinamiento y los factores físico mecánicos son los que más influyen en la conservación de las colecciones de documentos. A partir de los resultados obtenidos se evidencia la necesidad de priorizar estrategias para el mejoramiento de las condiciones de conservación documental en la institución, especialmente en documentos que pudieran adquirir valor patrimonial.
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